เจ้าของกิจการ เอสเอ็มอี ส่วนใหญ่ ยังมีความเข้าใจที่สับสนกันระหว่าง กำไร ที่เกิดจากกิจการ และ เงินสด ที่กิจการสามารถหามาได้ โดยมักจะเหมารวมกันว่า หากกิจการมี กำไร คือ ขายสินค้าได้ราคาสูงกว่า ต้นทุนสินค้าที่ซื้อมา กิจการก็จะมี เงินสด คงเหลือในกิจการไว้สำหรับจับจ่ายใช้สอยในกิจการต่อไปได้
แต่เหตุการณ์ดังกล่าว จะเป็นจริงได้สำหรับกิจการที่มีการซื้อขายเป็นเงินสดเท่านั้น
สมมติง่ายๆ ว่า สินค้าชิ้นหนึ่งราคา 8 บาท เจ้าของกิจการตั้งราคาขายไว้ที่ 10 บาท หากขายสินค้าได้ไป 1 ชิ้น กิจการก็จะได้กำไร 2 บาท
ในแต่ละวันหากกิจการซื้อสินค้ามาจำหน่ายเป็นเงินสด จำนวน 8 บาท และขายสินค้าไปได้เป็นเงินสดในราคา 10 บาท กิจการจะคงเหลือเงินสด เท่ากับกำไร ที่ได้ คือ 2 บาท
แต่หากท่านผู้อ่านจะลองพิจารณาให้ละเอียดลงไป จะเห็นได้ว่า เงินสดจำนวน 8 บาท ที่ต้องจ่ายไปเพื่อซื้อสินค้ามาจำหน่ายนั้น จะต้องจ่ายออกไปก่อนที่จะได้เงินสด 10 บาท จากการขายสินค้าได้กลับคืนมา แสดงว่ากิจการจะต้องมีเงินสดสำรองส่วงหน้าก่อนไม่น้อยกว่า 8 บาท สำหรับการจ่ายไปเพื่อซื้อสินค้ามาจำหน่าย
หากกิจการไม่มีเงินสดในมือ ก็อาจจะเกิดปัญหาในการหาซื้อสินค้ามาเพื่อจำหน่าย ซึ่งก็หมายถึงว่ากิจการไม่สามารถดำเนินกิจการเพื่อสร้างกำไรได้
แต่โดยปกติแล้ว มีกิจการจำนวนน้อยมากที่จะดำเนินธุรกิจด้วยเงินสดล้วนๆ เนื่องจากจะต้องเตรียมเงินสดสำรองไว้ให้เพียงพอสำหรับการดำเนินกิจการ จึงมีระบบการซื้อขายเป็น เงินเชื่อ ขึ้นมาเพื่อลดภาระการต้องจัดเตรียม เงินสด ให้เพียงพอ
หากกิจการซื้อสินค้ามาเป็น เงินเชื่อ และขายสินค้าไปเป็น เงินเชื่อ เช่นเดียวกัน สถานการณ์ที่ดีที่สุดคือ เจ้าของหรือผู้บริหารธุรกิจ จะต้องเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ก่อนที่จะถูกเจ้าหนี้ค่าสินค้า ตามมาเรียกเก็บเงินจากกิจการ กิจการจึงจะสามารถรักษากำไรจำนวน 2 บาท ที่เกิดขึ้นจากการขายสินค้าได้
ในทางตรงกันข้าม หากกิจการถูก เจ้าหนี้ ตามมาเรียกเก็บเงินก่อนโดยที่ไม่สามารถ เรียกเก็บเงินจาก ลูกหนี้ ได้ทัน กิจการจะต้องดิ้นรนเพื่อแสวงหา เงินสด มาเพิ่มให้พอกับการชำระหนี้ซึ่งเจ้าของธุรกิจหรือผู้ประกอบการก็คงจะรู้ดีว่า การหาเงินมาเพิ่มเติมให้กับกิจการนั้นเป็นเรื่องที่ไม่ง่ายนัก และในแทบทุกกรณีที่จะหาเงินสดมาเพิ่มเติมนั้น ก็คือการต้องไป กู้หนี้ยืมสิน มาจากผู้อื่น ซึ่งจะทำให้เกิด ต้นทุน เพิ่มขึ้นมาอยางหลีกเลี่ยงไม่ได้
ต้นทุน ที่ว่านี้ ก็คือ ดอกเบี้ย ที่จะต้องจ่ายให้กับ เจ้าของเงินกู้นั่นเอง
เพราะคงจะไม่มีใครที่จะให้กิจการยืมเงินมาใช้จ่ายแบบฟรีๆ ยกเว้นว่าจะเป็นเงินของเข่าของกิจการเอง
ในกรณีนี้ กำไร 2 บาท ที่ควรจะได้จากการทำกิจการ ก็จะลดลงไปไม่ถึง 2 บาท ตามที่ควรจะเป็น
จะเห็นได้ว่า หารเจ้าของกิจการหรือผู้ประกอบการ เอสเอ็มอี บริหารจัดการเงินสดหมุนเวียนในกิจการไม่ดีพอ ก็จะทำให้กิจการจะต้องวิ่งหาเงินสดจากแหล่งอื่นมาเพิ่มเติมอยู่ตลอดเวลา
และยามใดที่วิ่งหาเงินสดมาหมุนเวียนใน กิจการไม่ทัน กิจการก็อาจจะประสบปัญหา ไม่สามรถชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้ได้จนต้องกลายเป็นเรื่องรามฟ้องร้องเรียกชำระหนี้กัน จะไปถึงขั้นการฟ้องล้มละลาย
ดังนั้น เจ้าของกิจการหรือผู้ประกอบการ เอสเอ็มอี จึงควรให้ความสนใจอย่างมากสำหรับการบริหารจัดการกระแสเงินสดที่เกิดขึ้นจากการทำกิจการ และไม่สับสนระหว่างตัวเลข กำไร กับ เงินสด ที่เกิดขึ้นจริงของกิจการ โดยทั่วไปแล้ว ตัวเลข กำไร ที่หมายถึงผลตางระหว่าง รายได้ และ ค่าใช้จ่าย จะเป็นตัวเลขที่จะบอกว่ากิจการมีความสามารถในการขาย หรือ ควยามสามารถในการดำเนินกิจการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด
ส่วน กระแสเงินสด หรือ เงินสดคงเหลือในมือหรือในธนาคาร นั้น จะเป็นสิ่งที่วัดสภาพคล่องของกิจการ ว่ากิจการมีความสามารถในการชำระหนี้ที่ครบกำหนดเมื่อถูกทวงถามได้มากน้อยเพียงใด
กิจการที่เจ้าของขายของได้เก่ง แต่ไม่สามารถบริหารให้เกิดสภาพคล่องได้ ก็จะดำเนินไปด้วยความติดขัดไม่ราบรื่น กำไรที่ควรจะได้กลับมาสู่กิจการ ก็จะถูกกัดกร่อนไปจากค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่มองไม่เห็น เช่นค่าใช้จ่ายดอกเบี้ยไปเสียหมด
ดังนั้น เถ้าแก่เจ้าของกิจการหรือผู้ประกอบการ เอสเอ็มอี จึงควรจะต้องให้ความสนใจและหมั่นเสาะแสวงหาความรู้ในเรื่องของการบริหารเงินสดหรือการบริหารสภาพคล่องของกิจการใส่ตัวเพื่อประคับประคองกิจการของตนไม่ให้ตกอยู่ในสภาพวิกฤติที่จะเกิดขึ้นมาจากอาการกระแสเงินสดขาดมือ
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เจ้าของกิจการที่จะต้องผลิตสินค้าขึ้นเพื่อจำหน่าย
เนื่องจากวงจรของกระแสเงินสดจะซับซ้อนยิ่งขึ้น
เริ่มตั้งแต่การจัดหาวัตถุดิบ และวัสดุจำเป็นสำหรับการผลิต การจัดหาแรงงานในการผลิต การจัดเก็บสินค้าที่ผลิตได้เพื่อรอการขาย ฯลฯ เป็นต้น
เจ้าของกิจการผลิต จะต้องไม่ลืมว่า การใช้ระบบ เครดิต หรือ ระบบเงินเชื่อ อาจจะทำได้ก็เฉพาะกับเจ้าหนี้การค้าที่เกี่ยวข้องกับการขายวัตถุดิบหรือวัสดุจำเป็นเท่านั้น
แต่สำหรับค่าแรงการผลิตหรือเงินเดือนพนักงานแล้วกิจการจำเป็นที่จะต้องจ่ายให้กับพนักงานเป็นเงินสดอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และต้องตรงเวลาตามที่ได้ตกลงไว้กับพนักงาน เพราะหากกิจการไม่สามารถจ่ายค่าแรงหรือเงินเดือนให้กับพนักงานได้ตรงเวลา ก็คงจะไม่มีพนักงรคนใดที่จะทนทำงานอยู่ต่อไปให้กับกิจการได้
การบริหารเงินสดสำหรับกิจการขนาดเล็กจะมีส่วนสำคัญที่เจ้าของกิจการหรือผู้ประกอบการจะต้องควบคุมดูแลเป็นพิเศษ คือ
1.ลูกหนี้
2.สินค้าคงเหลือ และ
3.เจ้าหนี้
หลักการโดยทั่วไปก็คือ พยายามเก็บหนี้ให้เร็วที่สุด และชำระหนี้ให้ช้าที่สุดเท่าที่จะทำได้ ในขณะเดียวกัน ก็ไม่ควรให้เกิด เงินจม อยู่ในรูปสินค้าคงเหลือหรือสินค้ารอการจำหน่ายมากจนเกินไป
การบริหาร สต็อกสินค้า ที่ไม่เหมาะสม หรือ ผิดพลาด เป็นสาเหตุสำคัญประการหนึ่งที่จะทำให้ธุรกิจประสบปัญหาจากการขาดสภาพคล่องหรือสภาพเงินสดขาดมือได้โดยที่เจ้าของหรือผู้ประกอบการอาจแทบไม่ทันรู้ตัว
ดังนั้น ท่านเจ้าของกิจการหรือผู้ประกอบการธุรกิจขนาดย่อม คงจะได้ข้อคิดว่า ท่านควรจะบริหารกิจการของท่านให้ได้กำไรมากๆ หรือ บริหารกิจการเพื่อให้มีเงินสดคงเหลือในกิจการให้ได้มาก
จึงจะดีกว่ากัน
ที่มา : นสพ.กรุงเทพธุรกิจ BizWeek